Politique et directives sur l'utilisation de l'intelligence artificielle

Date d’entrée en vigueur : 1e mars 2025

Version : 1.00

Responsable de la politique : Comité Ai: Zineb Dina Kettani, Antoine Fournier, Olivier Nadeau

Courriel du/de la responsable : [email protected]

Prochaine révision : 1e mars 2026

Table des matières

Introduction
Principes Directeurs
Gouvernance et Supervision
Utilisation de l’IA dans les Opérations Marketing
Gestion des Données
Développement et Acquisition de l’IA
Gestion des Risques
Formation et Sensibilisation
Révision et Mise à Jour
Conformité Réglementaire

1. Introduction

Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique intègre l’intelligence artificielle (IA) pour optimiser nos services marketing et améliorer l’expérience client. Nous croyons en une utilisation éthique, responsable et transparente de ces technologies, alignée avec nos valeurs de créativité, d’inclusion et d’innovation.

Cette politique établit un cadre clair pour encadrer l’utilisation de l’IA dans nos processus internes et nos services aux clients, en respectant les lois applicables au Québec, notamment en matière de protection de la vie privée et de gouvernance des données.

1.1 Objectifs de la politique

Cette politique a pour objectifs de :

Encadrer l’utilisation de l’IA pour assurer une approche responsable et sécurisée dans nos activités marketing.
Protéger les données personnelles et confidentielles en conformité avec les lois applicables.
Maximiser l’innovation en exploitant l’IA tout en respectant nos valeurs d’équité et d’inclusion.
Éviter les biais et discriminations liés à l’utilisation des technologies d’IA.
Garantir que l’IA est utilisée de manière transparente, équitable et sécuritaire dans toutes nos activités.

Cette politique vise à fournir un cadre clair pour l’usage de l’IA au sein de nos divisions en respectant les lois et réglementations applicables au Québec et au Canada. Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique comprennent le rôle stratégique que peut jouer l’intelligence artificielle (IA) dans l’optimisation de nos campagnes, l’automatisation de nos processus et l’amélioration de l’expérience client. Toutefois, son utilisation doit être encadrée par des principes garantissant son usage éthique, sécurisé et aligné avec nos valeurs.

1.2 Champ d’application

Cette politique s’applique à :

Tous les membres et employés de Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique qui utilisent ou interagissent avec des technologies d’IA dans le cadre de leurs fonctions.
Tous les systèmes et outils d’IA utilisés par l’organisation, qu’ils soient développés à l’interne ou fournis par des tiers.
Toutes les activités où l’IA est utilisée, y compris le traitement de données, la gestion des opérations et les interactions avec nos partenaires et clients.

Cette politique s’applique à l’utilisation de ces applications sur les appareils de l’entreprise et/ou les appareils personnels lorsqu’ils sont utilisés à des fins professionnelles ou connectés aux réseaux corporatifs incluant le réseau WiFi.

2. Principes directeurs

Transparence : L’utilisation de l’IA au sein de Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique doit être faite de manière claire et ouverte. Les membres, employés et partenaires doivent être informés de l’utilisation de l’IA, et savoir comment les systèmes d’IA influencent les décisions, les recommandations ou les services offerts.
Respect de la vie privée : Aucune donnée personnelle ou sensible ne doit être utilisée dans des systèmes d’IA sans le consentement explicite des personnes concernées. Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique s’engage à respecter les lois sur la protection des renseignements personnels au Québec, en assurant la sécurité et la confidentialité des données manipulées par l’IA. (Notre politique sur la protection des renseignements personnels se trouve ici).
Responsabilité humaine : L’intelligence artificielle est un outil pour soutenir les humains, pas pour les remplacer. Toute décision importante ou contenu généré par un système d’IA doit être révisé par un employé avant d’être utilisé ou communiqué. Les employés sont responsables de la supervision des systèmes d’IA dans leur travail quotidien.
Sécurité des données : Tous les systèmes d’IA doivent être configurés et utilisés de manière à protéger les données contre tout accès non autorisé, piratage ou fuite d’informations. Des audits aléatoires doivent être effectués pour garantir que les protocoles de sécurité sont en place et respectés.
Équité et absence de biais : Les systèmes d’IA utilisés par Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique doivent être développés et utilisés de façon à éviter tout biais discriminatoire. Ils doivent garantir des résultats justes et équitables, sans nuire à certains groupes ou individus.

3. Gouvernance et supervision

Un responsable IA sera désigné pour assurer la conformité et l’évolution de cette politique.
Des audits aléatoires seront menés pour garantir le respect des directives.
Un protocole de gestion des incidents liés à l’IA sera mis en place pour réagir efficacement en cas d’anomalies.

3.3. Audits et révisions

Des audits réguliers seront réalisés pour vérifier la conformité des systèmes d’IA aux directives et aux lois en vigueur. Toute utilisation non conforme de l’IA sera corrigée rapidement. La personne responsable de l’IA sera chargée de la révision annuelle de cette politique. La prochaine modification de la politique sera le 25 février 2026

4. Utilisation de l’IA dans les opérations

4.1. Utilisation générale

L’intelligence artificielle peut être utilisée au sein de Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique pour accomplir diverses tâches visant à améliorer l’efficacité, la créativité et la prise de décision. Par exemple, elle peut servir à traduire des textes, à faire des recherches ou encore à générer des idées lors de sessions de brainstorming. Ces outils doivent être utilisés de manière responsable et conforme aux principes éthiques définis par cette politique.

4.2. Interaction avec les clients

L’IA peut être utilisée pour améliorer les interactions avec les clients, par exemple en fournissant des réponses automatisées aux questions fréquentes, en offrant des recommandations personnalisées ou en facilitant la prise de rendez-vous. Toutefois, toutes les informations générées par l’IA doivent être revues et validées par un employé avant d’être communiquées aux clients.

4.3. Marketing et personnalisation

Les outils d’IA peuvent être utilisés pour personnaliser les offres et les publicités en fonction des préférences des clients. Cependant, il est essentiel que cette utilisation respecte la vie privée des clients et qu’aucune donnée personnelle ne soit utilisée sans leur consentement explicite.

4.4. Optimisation des opérations internes

L’IA peut être utilisée pour optimiser des processus comme la gestion des stocks, la planification des ressources ou l’analyse des tendances du marché. Ces systèmes doivent être paramétrés de façon à garantir la sécurité des données et l’exactitude des analyses produites.

4.5. Soutien à la prise de décision

L’IA peut fournir des analyses et des recommandations pour aider à la prise de décision, mais elle ne doit pas remplacer le jugement humain. Les décisions finales doivent toujours être prises par des humains, sur la base d’informations générées par l’IA, mais revues pour leur exactitude et pertinence.

4.6 Création de contenu

L’IA peut être utilisée pour générer des idées, des brouillons de textes ou des visuels. Tout contenu généré doit être vérifié et validé par un humain avant publication.

4.7 Personnalisation et publicité

Les outils d’IA peuvent être exploités pour optimiser les campagnes publicitaires. Aucune segmentation discriminatoire ne doit être appliquée.

4.8 Analyse et reporting

L’IA peut servir à analyser les performances marketing. Les résultats doivent être interprétés et contextualisés par des experts.

5. Gestion des données

Les données utilisées par l’IA doivent être protégées et sécurisées.
Respect des réglementations sur la protection des données personnelles.
Transparence sur l’usage des données auprès des clients et partenaires.

6. Développement et acquisition de l’IA

La sélection des outils d’IA utilisés par Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique repose sur des critères rigoureux en matière d’éthique, de sécurité et d’efficacité. Parmi les outils d’IA adoptés, nous utilisons ChatGPT, Gemini, Sprout Social, BeautifulAi et Claude pour optimiser nos opérations et nos stratégies marketing. Avant leur intégration dans nos processus, ces outils font l’objet de tests et validations approfondis afin de garantir leur conformité aux normes établies. De plus, nous assurons une supervision continue de leur impact sur nos activités afin d’identifier toute amélioration possible et d’anticiper les risques éventuels.

6.1 Collaboration avec des tiers

Si des fournisseurs externes sont impliqués dans le développement ou la fourniture d’un système d’IA, Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique s’assure que ces fournisseurs respectent les mêmes standards de sécurité, d’éthique et de respect des données. Des contrats doivent être en place pour définir clairement les responsabilités et obligations de chaque partie.

7. Gestion des risques

7.1 Identification des risques

L’utilisation de l’IA comporte certains risques, notamment en matière de confidentialité, de sécurité et de biais potentiels. Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique s’engage à identifier et à évaluer ces risques avant de déployer tout système d’IA. Chaque utilisation de l’IA doit être examinée pour s’assurer qu’elle ne présente pas de risques inacceptables pour les personnes ou l’organisation.

7.2 Protocole de réponse aux incidents

Si un problème survient avec un système d’IA, qu’il s’agisse d’une violation de données, d’une erreur ou d’un biais dans les résultats, Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique doit réagir rapidement en mettant en place des mesures correctives adaptées.

7.3 Suivi et audit des systèmes

Tous les systèmes d’IA doivent être surveillés régulièrement pour s’assurer qu’ils fonctionnent correctement et sans biais. Des audits doivent être effectués périodiquement pour vérifier que les systèmes respectent les directives de cette politique et que les risques sont gérés de façon appropriée.

7.4 Amélioration continue

Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique s’engage à revoir et à améliorer ses systèmes d’IA en fonction des nouvelles technologies et des nouvelles lois. La gestion des risques doit être un processus continu, avec des mises à jour régulières pour s’assurer que l’organisation reste conforme et sécuritaire.

8. Formation et sensibilisation

Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique s’engage à fournir des ressources claires et accessibles à tous les employés pour qu’ils puissent consulter les bonnes pratiques, poser des questions et se tenir informés des mises à jour sur l’utilisation de l’IA. Des guides pratiques et des fiches d’information sont disponibles pour répondre aux besoins spécifiques des équipes.

Tous les employés utilisant l’IA ont suivi une formation obligatoire et continuent de s’instruire afin de rester à jour sur les meilleures pratiques et évolutions technologiques.
Mise à jour continue des équipes sur les évolutions technologiques et légales.

9. Révision et mise à jour

La politique et les directives d’utilisation de l’IA de Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique seront révisées chaque année afin de s’assurer qu’elles sont toujours conformes aux lois en vigueur et adaptées aux évolutions technologiques. Ce processus de révision permettra de s’assurer que l’IA continue d’être utilisée de façon sécuritaire, éthique et responsable.

9.1 Mises à jour en fonction des changements législatifs et technologiques

Si des changements importants surviennent dans les lois, les normes technologiques ou les meilleures pratiques relatives à l’IA, Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique s’engage à mettre à jour cette politique rapidement. Ces changements seront communiqués à tous les employés et partenaires concernés pour assurer une mise en conformité rapide.

9.2 Participation des parties prenantes

La personne responsable de l’IA sollicitera régulièrement des commentaires et des retours d’expérience des employés et des partenaires pour ajuster et améliorer cette politique. Cette approche participative permettra de mieux adapter les directives aux besoins réels de l’organisation.

10. Conformité réglementaire

Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique s’engage à respecter toutes les lois et réglementations en vigueur au Québec et au Canada concernant l’utilisation de l’intelligence artificielle, la protection des renseignements personnels et la sécurité des données. Cela inclut, sans s’y limiter, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et la Loi 25 du Québec.

10.1 Supervision légale et audits

Des audits internes et externes seront réalisés régulièrement pour garantir que les systèmes d’IA et leur utilisation au sein de Spritz, social + numérique et POP, culture + numérique respectent les exigences légales et réglementaires. Tout manquement sera corrigé rapidement pour minimiser les risques juridiques et assurer une transparence totale envers les autorités compétentes.